Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens: die gegevens die herleidbaar zijn naar een identificeerbare natuurlijke persoon, in de privacywetgeving “de betrokkene” genoemd. Naam, geboortedatum, contactgegevens en een pasfoto en combinaties hiervan zijn voorbeelden van persoonsgegevens.

Daarnaast kent de wet nog de categorie bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Denk hierbij aan een BSN, gegevens over gezondheid en religie. Wettelijk is bepaald dat deze bijzondere persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden of slechts onder strenge voorwaarden.

Waarom verwerken we jouw gegevens?

Treant verwerkt jouw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat wij onze verplichtingen als werkgever kunnen nakomen.

Zo hebben wij bijvoorbeeld je gegevens nodig om het salaris over te kunnen maken, je in geval van ziekte goed te kunnen begeleiden en om jou te faciliteren je werk goed te doen.

Ook verwerken we persoonsgegevens in het kader van veiligheid. Een voorbeeld hiervan is de foto op de toegangspas waarmee onze medewerkers zich identificeren als medewerkers van Treant. Of vanuit het oogpunt van gastvrijheid, denk aan een overzicht van foto’s en namen van medewerkers in een woonzorgcentrum of op een (poli-)kliniek.

Of we verwerken persoonsgegevens voor het uitvoeren van ons personeelsbeleid. Denk aan het opstellen van een lijst van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen zoals jubilea.

Soms hebben wij wettelijke verplichtingen om jouw gegevens aan te leveren bij andere partijen, zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst.

Welke gegevens verwerken we van jou?

Wij verwerken diverse soorten gegevens van jou, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van jou hebben gekregen. Denk hierbij aan contactgegevens, leeftijd, identificatie en legitimatie, diploma’s en registraties in registers (zoals BIG), je arbeidsverleden (zoals referenties bij eerdere werkgevers) en jouw functioneren.

Deze gegevens hebben we nodig om onze rechten en plichten als werkgever uit te voeren en om onze wettelijke plichten na te komen. Als je deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen.

Wij verwerken in beperkte mate medische gegevens, enkel in het belang van veiligheid en kwaliteit van zorg. Denk aan de volgende situaties:

• Als je werkzaam bent in een zorgfunctie houden we van jou een dossier bij van vaccinaties die nodig zijn voor jouw eigen veiligheid en die van onze patiënten en bewoners.
• Alleen op jouw eigen verzoek en met jouw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij specifieke medische gegevens van jou, die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. Je kunt bijvoorbeeld doorgeven dat je een allergie of epilepsie hebt, zodat wij adequaat kunnen optreden in een noodsituatie.

In verband met ziekteverzuim en verzuimbegeleiding verwerkt Treant geen medische gegevens van jou, die staan uitsluitend in het dossier bij de bedrijfsarts.

Hoe gaan wij om met jouw gegevens?

Bij het verwerken van je gegevens gaan wij uit van transparantie, noodzakelijkheid en terughoudendheid. Voor verschillende doeleinden gelden verschillende regels op het gebied van het verwerken en opslaan van persoonsgegevens. Zo gelden op het gebied van ziekte en verzuim andere normen voor het in acht nemen van privacyaspecten, dan voor het vastleggen van gegevens ten behoeve van de salarisbetaling.

Wij verwerken niet méér gegevens dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als zorgverlener en werkgever na te komen. Dit betekent ook dat wij jouw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen.

Wij zijn genoodzaakt om jouw gegevens met diverse organisaties te delen, zoals bijvoorbeeld Belastingdienst, Pensioenfonds  PFZW, UWV en aan onze arbodienst.

Wij maken gebruik van (commerciële) derde partijen om ons te ondersteunen bij het verwerken van jouw gegevens voor de genoemde doeleinden. Denk aan AFAS, het bedrijf dat onze salarisberekening verzorgt op basis van ons personeelsinformatiesysteem Profit. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten om de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te beschermen.
Verwerking vindt altijd plaats onder de verantwoordelijkheid van Treant.

Hoe beschermen en bewaren we persoonsgegevens?

Het uitgangspunt is dat wij niet méér gegevens vragen en verwerken dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en de direct daaruit voortvloeiende taken en verplichtingen.

Als voor het verwerken van gegevens jouw expliciete toestemming nodig is, dan vragen wij die toestemming alvorens de gegevens te verwerken. Wij  bewerken en bewaren je gegevens zorgvuldig en niet langer dan nodig of wettelijk is voorgeschreven.

De toegang tot jouw gegevens is voorbehouden aan een beperkte groep medewerkers binnen Treant. Deze medewerkers zijn geautoriseerd op grond van hun functie en de taak die zij hebben in het verwerken van je gegevens. Diegenen, die toegang hebben tot persoonsgegevens, gaan hier zorgvuldig mee om en zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Wij hanteren verschillende bewaartermijnen voor jouw gegevens. Daarbij gaan we uit van de wet– en regelgeving omtrent bewaartermijnen. Na uitdiensttreding bewaren we de meeste gegevens uit het personeelsdossier 2 jaar. Sommige gegevens moeten we langer bewaren, bijvoorbeeld gegevens uit de salarisadministratie. Die bewaren we op grond van fiscale wetgeving 7 jaar na uitdiensttreding.

Verantwoordelijkheid en toezicht

De raad van bestuur is verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang met de privacybelangen van de medewerkers van Treant, waaronder bescherming van persoonsgegevens. Treant heeft een Functionaris Gegevensbescherming. Deze functionaris houdt binnen Treant namens de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de privacywetgeving. Doordat dit een beschermde functie is vanuit de wet (vergelijkbaar met OR-lidmaatschap) heeft de Functionaris Gegevensbescherming een beschermde status en kan onafhankelijk adviseren. Meer informatie vind je in het  Privacybeleid Treant Zorggroep op iProva.

Je rechten als medewerker rond gegevensverwerking

Als medewerker heb je in het kader van de privacywetgeving de volgende rechten rond de verwerking van je persoonsgegevens:

• Recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, overdracht en het recht van bezwaar.
• Verzoek om inzage te krijgen in de gegevens, die wij van jou verwerken of om te zien wie toegang heeft (gehad) tot jouw gegevens.
• Verzoek om gegevens te rectificeren, te beperken of geheel te wissen uit de systemen van Treant.
• Toetsing door Treant na indiening van je verzoek. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren en of de privacy van anderen niet geschonden wordt. Ook mag de kwaliteit van zorg en (patiënt)veiligheid met verwijdering van de gegevens niet in gevaar gebracht worden. Het is dus niet altijd mogelijk om aan je verzoek te voldoen. Je hebt wel altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
• Gemotiveerde toe- of afwijzing van je verzoek.
• Ook heb je het recht ons te vragen jouw  persoonsgegevens die wij verwerken aan jouzelf of aan een andere organisatie over te dragen.

Mocht je vinden dat er niet op redelijke wijze voldaan wordt aan je verzoek om informatie, mail dan naar privacy@treant.nl.

Ook kun je een formele klacht indienen op basis van het Klachtenbeleid Medewerkers op iProva. In voorkomende gevallen raadpleegt de klachtencommissie de Functionaris Gegevensbescherming.

Als je niet tevreden bent met de interne gang van zaken rond de bescherming van je persoonsgegevens, heb je het recht een klacht voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de instantie die toezicht houdt op de naleving van  de privacywetgeving. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijziging van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld in september 2018. Wijzigingen in de privacyverklaring kondigen wij minimaal één maand van te voren aan op ons intranet, Intreant.