Treant Zorggroep hecht grote waarde aan privacy en daarom besteden wij veel aandacht aan het beschermen van de gegevens van onze patiënten, cliënten en bewoners. Daar hoort ook bij dat u goed geïnformeerd wordt over welke gegevens wij van u verwerken en hoe wij met die gegevens om gaan. U moet er op kunnen vertrouwen dat uw gegevens bij Treant in goede handen zijn.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Als u bij een locatie van Treant wordt ingeschreven als patiënt, cliënt of bewoner dan gaan we  gegevens van u verwerken. Met verwerken bedoelen we dat we uw gegevens bijvoorbeeld zullen opslaan, inzien, aanvullen en verstrekken aan uw zorgverleners bij Treant. Wanneer u door onze zorgverleners wordt behandeld dan zullen zij uw medische gegevens verwerken in uw medisch –of zorgdossier.

Waarom we uw persoonsgegevens verwerken

Als zorggroep willen we de inwoners in onze regio een volwaardig zorgaanbod (ouderenzorg, verpleeghuiszorg en ziekenhuiszorg) aanbieden. Zorg die naadloos aansluit bij hun behoeften en wensen. Zorg die bereikbaar, veilig en betaalbaar is. Uw medische gegevens, zoals wat u de arts, verpleegkundige of verzorger vertelt, uitslagen van onderzoeken, de diagnose en het behandel- of zorgleefplan, hebben we daarvoor nodig. En naast uw medische gegevens hebben we ook andere persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, adres, geboortedatum, een foto en uw BSN. Deze gegevens hebben we nodig om u te kunnen identificeren en om ervoor te zorgen dat we u niet verwarren met iemand anders.

We verzamelen en gebruiken uw gegevens ook nog voor een aantal andere doeleinden. Zo gebruiken we een deel van uw gegevens voor de financiële afhandeling van uw behandeling, voor onze bedrijfsvoering, voor onderzoek naar incidenten en calamiteiten, voor kwaliteitsbewaking en verbetering van de zorg, voor medisch onderwijs, voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek en om wettelijke verplichtingen na te komen. Wanneer gegevens voor andere dan de genoemde doeleinden worden verwerkt, dan is hiervoor uw uitdrukkelijke afzonderlijke toestemming nodig, tenzij de gegevens geanonimiseerd en dus niet meer naar u te herleiden zijn.

Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben voor de genoemde doeleinden. Voor het bewaren van uw gegevens hanteren we de geldende regels en richtlijnen.

Alle zorgverleners en medewerkers van Treant hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Treant heeft regels opgesteld over de wijze waarop onze medewerkers omgaan met uw privacy en uw gegevens. Zo worden persoonlijke gesprekken altijd achter gesloten deuren gehouden en mogen zorgverleners niet zomaar aan uw spullen komen. Als u wordt onderzocht mogen personen die niet bij uw behandeling zijn betrokken niet mee kunnen kijken. Dat geldt ook voor de medische gegevens die over u worden vastgelegd. Deze mogen alleen door bij de behandeling betrokken personen worden bekeken en aangepast.

Uw rechten

Inzien van gegevens

U mag uw persoonsgegevens en uw medisch dossier altijd bij ons inzien. U kunt hiertoe een verzoek indienen bij uw arts. Alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als u door inzage een gevaar voor uzelf of anderen zal vormen, mag inzage geweigerd worden. De arts mag wel bepaalde delen in het medisch dossier afschermen als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een familielid. Na inzage wordt er in het dossier vermeld dat u de gegevens heeft ingezien. U kunt uw gegevens ook inzien via het patiëntenportaal!

Een afschrift van uw gegevens

Naast het recht op inzage heeft u ook recht op een kopie (van een gedeelte) van uw persoonsgegevens en uw medisch dossier. Ook een derde kan namens u om een afschrift vragen. Op de website van Treant vindt u informatie hoe u dit verzoek in kan dienen.

U heeft geen recht op afgifte van de originele gegevens, deze blijven van Treant.

Het afschrift wordt zo spoedig mogelijk naar u verstuurd. U dient er rekening mee te houden dat de verwerking van uw verzoek enkele weken in beslag kan nemen. Doorgaans wordt het afschrift binnen vier weken naar u verstuurd. Als uw verzoek wordt geweigerd, ontvangt u hiervan ook binnen vier weken schriftelijk een beargumenteerd bericht. Mocht u het niet eens zijn met deze weigering, dan kunt u zich richten tot de Klachtenfunctionaris.

Een afschrift wordt bij voorkeur elektronisch verstrekt. Verstrekking op papier is ook mogelijk. U dient dit duidelijk kenbaar te maken in de aanvraag. Het afschrift wordt per beveiligde mail of per post verstuurd of het wordt meegegeven aan u of uw gemachtigde vertegenwoordiger. Na het verstrekken van een afschrift van uw medisch dossier wordt er in uw dossier vermeld dat een afschrift is verstrekt.

Verwijderen van uw gegevens

Naast het recht op inzage en een afschrift van uw gegevens kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te laten verwijderen. U kunt hiertoe een mondeling verzoek indienen bij uw behandelaar, of een schriftelijk, gemotiveerd én ondertekend verzoek sturen naar de Zorgadministratie van Treant. Dit verzoek moet een kopie van een geldig identiteitsbewijs bevatten.

Binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek krijgt u schriftelijk bericht of, en in hoeverre, aan het verzoek wordt voldaan. Indien er niet, of slechts deels aan het verzoek kan worden voldaan, wordt dit toegelicht. Treant Zorggroep draagt er zorg voor dat het verwijderen van uw gegevens zo snel mogelijk (en uiterlijk binnen 3 maanden) wordt doorgevoerd. De uitvoering van het verzoek wordt schriftelijk bevestigd en uitsluitend het originele verzoek en de kopie van de bevestiging worden gearchiveerd.

Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan de behandelaar de verwijdering van gegevens weigeren. Het recht op verwijderen van persoonsgegevens geldt niet als het aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan uzelf, of wanneer verwijdering op grond van de wet is verboden.

Aanpassen of aanvullen van uw gegevens

Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u ons verzoeken om de gegevens aan te passen. Gaat het om algemene persoonsgegevens zoals uw adres dan kunt u dat zelf doen in het patiëntenportaal of regelen via de receptie.  Betreft het medische gegevens dan kunt u daarover contact opnemen met uw behandelaar.

U kunt ook een aanvulling op uw gegevens laten opnemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door u geschreven verklaring zijn waarin u uw zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van uw behandelaar. U geeft dit aan uw behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in uw dossier.

Bewaren van uw gegevens

De AVG stelt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Het kan zijn dat gegevens langer bewaard moeten blijven, dit is bijvoorbeeld het geval als naar mening van de beroepsbeoefenaar u, of een ander dan uzelf, ernstige schade kan ondervinden van vernietiging van de gegevens. Daarnaast mogen persoonsgegevens langer bewaard blijven als ze geanonimiseerd en niet herleidbaar zijn tot een individu (bijvoorbeeld voor wetenschappelijk onderzoek). De gegevens uit uw medisch dossier worden in principe 20 jaar bewaard. Dit is de algemeen geldende bewaartermijn voor medische gegevens.

Bescherming van uw gegevens

Informatiebeveiliging

Het is belangrijk dat uw privacy wordt bewaakt en informatie niet in verkeerde handen terecht komt. Daarom zijn er door Treant verschillende maatregelen getroffen. Aangezien er veel vertrouwelijke gegevens worden bewaard, zijn maatregelen met betrekking tot de beveiliging van informatie van groot belang. De informatiebeveiliging van Treant is geregeld conform de eisen die worden gesteld in de norm NEN7510.

Alle medewerkers zijn verplicht vertrouwelijk om te gaan met uw persoonlijke en medische gegevens. Alle interne en externe medewerkers die werken bij of voor Treant moeten hiervoor een geheimhoudingsverklaring tekenen.

De Raad van Bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiertoe zijn verschillende gedragscodes, beveiligingsrichtlijnen en procedures opgesteld waar interne en externe medewerkers zich aan moeten houden.

Fysieke beveiliging

Treant heeft ook fysieke beveiligingsmaatregelen getroffen, zoals toegangsrechten tot ruimtes en gebouwen. Personen dienen uitsluitend toegang te hebben tot zones en ruimtes waar zij moeten zijn. Alle medewerkers van Treant dragen een medewerkerspas of badge, waardoor zij goed herkenbaar zijn.

Toegang tot gegevens

Medewerkers van Treant mogen alleen persoonsgegevens bekijken en wijzigen als dat nodig is voor de uitoefening van hun taak. Treant heeft specifieke maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens.

Uitwisselen van gegevens

Als dit nodig is voor uw behandeling worden er binnen Treant door behandelaars aan elkaar gegevens verstrekt. In principe mag alleen met uw toestemming informatie worden gegeven aan derden. Er zijn echter een aantal uitzonderingen.  

Uitzonderingen binnen Treant

Zoals gezegd worden soms gegevens verstrekt zonder uw toestemming. Treant verstrekt zonder uw toestemming gegevens aan:

• degenen die rechtstreeks zijn betrokken bij uw behandeling.
• personen die als taak hebben de geleverde zorg of de kwaliteit van de geleverde zorg te controleren.
• medewerkers van ondersteunende diensten, zoals het medisch archief en de zorgadministratie voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun taken.
• aan derden die zich melden bij de receptie met het noemen van uw naam (zij krijgen alleen de afdeling en uw kamernummer).

Als u bezwaar heeft tegen het gebruik van uw gegevens om de kwaliteit van de geleverde zorg te controleren, dan kunt u uw bezwaar kenbaar maken bij uw zorgverlener.

Van nieuwe bewoners die in één van onze care locaties komen wonen worden de contactgegevens verstrekt aan de cliëntenraad van die locatie zodat ze contact met u op kunnen nemen.

Uitzonderingen buiten Treant

Ook worden soms zonder uw toestemming gegevens uitgewisseld met derden. Ons beleid is dat wij dit alleen doen wanneer het wettelijk verplicht of noodzakelijk is in het kader van uw behandeling.

Uw gegevens worden zonder uw toestemming aan derden verstrekt:

• Op grond van de wet, bijvoorbeeld op grond van de Wet publieke gezondheid.
• Aan zorgverleners van andere instellingen die rechtstreeks zijn betrokken bij uw behandeling (bijvoorbeeld uw huisarts of deskundigen van andere ziekenhuizen die worden betrokken bij uw behandeling via een Multi Disciplinair Overleg), tenzij u hier bezwaar tegen heeft gemaakt.
• Aan instanties die als taak hebben de geleverde zorg te controleren.
• Indien deze zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet meer tot uw persoon herleidbaar zijn (bijvoorbeeld voor regionale en landelijke registraties).

Treant verstrekt niet alleen gegevens maar vraagt ook gegevens op bij andere zorgverleners (bijvoorbeeld uw huisarts en apotheek). U kunt hier bij hen bezwaar tegen maken, zodat wij geen gegevens meer kunnen opvragen.

Wij digitaliseren uw (bestaande en nieuwe) gegevens, zodat uw dossier snel en volledig beschikbaar is voor diegene die uw dossier of een gedeelte daarvan moet kunnen inzien.

Wij houden ons aan alle wet- en regelgeving over gegevensverkeer en daar waar gegevens worden uitgewisseld doen wij dit veilig en zorgvuldig. Zo worden gegevens alleen elektronisch verstuurd via een beveiligde verbinding en bij een eventueel transport worden passende beveiligingsmaatregelen getroffen.

Wetenschappelijk onderzoek

Treant verricht veel wetenschappelijk onderzoek. U kunt gevraagd worden mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek. Als u meewerkt aan wetenschappelijk onderzoek wordt u beschermd door onder meer de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) en diverse gedragscodes waaraan medewerkers zich moeten houden. Er wordt wettelijk gezien onderscheid gemaakt tussen twee typen onderzoek: onderzoek bij patiënten of onderzoek met gegevens van patiënten.

Bij onderzoek dat valt onder de WMO moet u bijvoorbeeld bepaalde medicijnen slikken of wordt extra onderzoek gedaan. Onderzoek dat valt onder de WMO moet altijd beoordeeld worden door een door de overheid goedgekeurde en onafhankelijke commissie, een toetsingscommissie.

Deze toetsingscommissie controleert onder andere of het onderzoek goed is opgezet, veilig is en of aan alle wettelijke voorschriften wordt voldaan. Zo moeten alle onderzoeksgegevens anoniem worden verwerkt en opgeslagen. Als u aan dit type onderzoek gaat meewerken, dan krijgt u altijd vooraf schriftelijke en mondelinge informatie en moet u schriftelijk toestemming geven voor deelname.

Onderzoek dat niet onder de WMO valt is bijvoorbeeld onderzoek waarbij u een vragenlijst moet invullen of waarbij al aanwezige gegevens uit uw status worden gehaald. Bij een onderzoek met vragenlijsten wordt aan u gevraagd of u aan het onderzoek wil deelnemen. U hoeft dan (meestal) geen schriftelijke toestemming te geven. Bij onderzoek waarvoor gegevens uit uw dossier worden gehaald, wordt u vooraf niet om toestemming gevraagd. Wel kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Hierover leest u meer in deze folder. Ook wordt voorafgaand aan het onderzoek beoordeeld of u door het onderzoek niet onevenredig wordt geschaad en of uw gegevens anoniem worden verwerkt. Als dit niet het geval is dan wordt u alsnog om toestemming gevraagd.

Alle onderzoeken die worden uitgevoerd binnen Treant worden vooraf getoetst door de Raad van Bestuur. Daarbij wordt beoordeeld of aan alle wettelijke voorschriften wordt voldaan en of het onderzoek past binnen de visie en doelstellingen van Treant.

In lokale, regionale en landelijke databases kunnen uw gegevens ook gebruikt worden voor (wetenschappelijk) onderzoek om zo de zorg te verbeteren. Uw gegevens worden dan gecodeerd of anoniem verwerkt om uw privacy te waarborgen.

Treant volgt bij het gebruik van gegevens voor onderzoek de Gedragscode gezondheidsonderzoek (Code Goed Gedrag). Deze gedragscode is te raadplegen op de website van de Federatie van medische wetenschappelijke verenigingen (www.federa.org). Wanneer u bedenkingen heeft tegen het gebruik van uw gegevens voor wetenschappelijk onderzoek, kunt u dit bespreken met uw behandelend arts, en eventueel schriftelijk bezwaar maken. Dit heeft geen gevolgen voor uw behandeling.

Gebruik van lichaamseigen stoffen

Om te bepalen welke ziekte iemand heeft of hoe deze ziekte behandeld kan worden, is het in veel gevallen nodig bloed en/of weefsel af te nemen voor onderzoek. Het materiaal kan ook worden bewaard zodat bij een vervolgbehandeling vergelijking mogelijk is met het eerder afgenomen materiaal. Deze vergelijking kan voor u van belang zijn. Bij dit onderzoek blijft meestal ook lichaamsmateriaal over. Dit restmateriaal (bloed en/of weefsel) is vaak goed bruikbaar voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Ook kan het worden gebruikt voor het verbeteren en controleren van een meting of onderzoek. Het materiaal wordt in deze gevallen voorzien van een unieke code, anoniem gebruikt en/of opgeslagen, zodat uw privacy beschermd blijft. Dit restmateriaal wordt in het ziekenhuis niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Wanneer u er bezwaar tegen hebt dat uw materiaal wordt gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, vertelt u dit dan aan uw behandelend arts. Uw restmateriaal zal dan niet worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of als controlemateriaal.

Soms is het voor wetenschappelijk onderzoek nodig dat op het materiaal is aangegeven om wie het gaat, en u dus niet meer anoniem bent. In dat geval dient u daarvoor uitdrukkelijk toestemming te geven. Uw arts zal u dan om deze toestemming vragen. Dit type niet-anoniem onderzoek komt slechts heel zelden voor.

Contactgegevens

Zorgadministratie:
Treant Zorggroep
Hoofd Zorgadministratie
Boermarkeweg 60
7824 AA Emmen

Klachtenfunctionaris:
Zie Ervaringen en Klachten.

Functionaris Gegevensbescherming:
Dhr. A.M. Niessen
E-mail: privacy@treant.nl

Meer details over het verwerken van persoonsgegevens door Treant kunt u vinden in het privacyreglement.